下達(dá)指令也要講究方法

       工作指令溝通，不僅僅是告知下屬要做什么，而且是把要求下屬承擔(dān)的工作內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)要求、應(yīng)該承擔(dān)的責(zé)任和獎(jiǎng)勵(lì)承諾，通過(guò)溝通傳達(dá)給下屬。這一溝通與決策傳達(dá)溝通有聯(lián)系，但又不完全一樣。決策傳達(dá)溝通的重點(diǎn)是放在對(duì)決策內(nèi)容的理解和把握上，而工作指令溝通則是要讓對(duì)方明確，要做什么，做到什么程度。它是對(duì)決策貫徹過(guò)程的具體分解，其重點(diǎn)在于激發(fā)對(duì)方采取怎樣的行動(dòng)上。

       這種溝通所傳達(dá)的信息是具有剛性的，不允許有任何形式的懷疑，接受工作指令的人沒(méi)有任何自主選擇的余地。在這種溝通中，主要是一種單向的信息傳遞，是管理者對(duì)被管理者單向傳遞工作的內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)要求。即使是具有高超的管理藝術(shù)的人進(jìn)行這種溝通，也不能過(guò)多地運(yùn)用藝術(shù)，以免讓接受指令的人產(chǎn)生理解偏差。

       工作指令溝通，從相對(duì)關(guān)系分析，可分為下達(dá)指令和接受指令兩個(gè)方面。下達(dá)指令的具體要求，主要有以下14個(gè)方面：

       1．工作指令的下達(dá)必須逐級(jí)進(jìn)行。只要沒(méi)有發(fā)生無(wú)法預(yù)測(cè)的突發(fā)性災(zāi)難性事件，就不允許有越級(jí)指揮的工作指令。上司主管只能給直接下屬下達(dá)指令，不能直接給下屬的下屬下達(dá)指令。

       2．在下達(dá)指令前，必須把要通過(guò)溝通下達(dá)的指令內(nèi)容全面系統(tǒng)地列成清單，以避免溝通漏掉相關(guān)內(nèi)容，給指令的執(zhí)行帶來(lái)不便。

       3．必須在下達(dá)指令之前一定時(shí)間，比如4個(gè)小之前，與接受指令人商議確定溝通的時(shí)間、地點(diǎn)，并說(shuō)明是有工作問(wèn)題要溝通，以讓下屬有思想準(zhǔn)備。尤其要盡可能避免沒(méi)有事先約定就突然把下屬招去下達(dá)指令。

       4．下達(dá)指令除了要明確說(shuō)明工作內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)要求之外，還必須對(duì)工作的價(jià)值和意義，即與企業(yè)存在和發(fā)展的價(jià)值目標(biāo)實(shí)現(xiàn)之間的關(guān)系做出說(shuō)明，以使對(duì)方充分理解所要承擔(dān)的工作的價(jià)值和意義，并能自主地判斷和修正工作指令的口誤和筆誤。對(duì)方不理解工作的價(jià)值和意義，就不會(huì)產(chǎn)生積極努力工作的熱情，更是無(wú)法判斷和修正工作指令的口誤和筆誤。

       5．必須有明確的考核方式說(shuō)明，讓工作指令接受人知道會(huì)對(duì)自己所承擔(dān)的工作如何進(jìn)行考核。其內(nèi)容包括以什么方式考核、由誰(shuí)考核、考核的具體指標(biāo)包括哪些內(nèi)容，等等。

       6．指令下達(dá)人必須對(duì)指令有全面、準(zhǔn)確的界定。其內(nèi)容包括：指令的具體內(nèi)涵是什么？為什么下達(dá)這一指令？指令的具體要求是什么？由誰(shuí)監(jiān)督指令的實(shí)施？什么時(shí)候?qū)χ噶畹穆鋵?shí)情況進(jìn)行檢查？在什么時(shí)間和什么地點(diǎn)驗(yàn)收結(jié)果？對(duì)指令的實(shí)施有什么方向性的思路？

       7．態(tài)度要和藹，關(guān)系要平等，用語(yǔ)要禮貌。不要以為是下達(dá)指令，就可以盛氣凌人。必須多用“請(qǐng)”、“我們”等用語(yǔ)，避免用“你應(yīng)當(dāng)怎么樣”、“你只能怎么樣”、“組織限制你怎么樣”等用語(yǔ)，以使對(duì)方感到自己的價(jià)值，進(jìn)而提升執(zhí)行工作指令的積極性和責(zé)任性。

       8．要盡可能激發(fā)對(duì)方意愿，讓對(duì)方自己承諾，主動(dòng)請(qǐng)纓，避免簡(jiǎn)單地讓下屬被動(dòng)地接受指令。不要以一種絕對(duì)不容置疑和不可挑戰(zhàn)的組織原則，強(qiáng)制性地讓下屬接受工作指令。

       9．必須明確告知自己能為下屬提供的資源和支持，以使下屬自主權(quán)衡資源的使用，并自我尋求保證工作圓滿完成的途徑和措施。

       10．必須給予下屬就工作指令落實(shí)執(zhí)行中可能發(fā)生的問(wèn)題提出自己的意見(jiàn)和要求的機(jī)會(huì)，并給予正面解答，以消除對(duì)方受壓迫、被壓抑的情緒。

        11．指令下達(dá)完畢后，要讓下屬?gòu)?fù)述一下所下達(dá)的指令的要點(diǎn)，以檢驗(yàn)下屬是否準(zhǔn)確無(wú)誤地理解了指令的內(nèi)涵和要求。

        12．指令下達(dá)完畢后，必須詢問(wèn)下屬在落實(shí)工作指令上是否存在困難，并指明解決困難的途徑，幫助下屬樹(shù)立完整地落實(shí)工作指令的信心。

       13．如果指令下屬承擔(dān)的工作存在與其它單位或部門的配合問(wèn)題，必須明確提出要求，并讓對(duì)方就配合問(wèn)題自主進(jìn)行承諾，以實(shí)現(xiàn)整體工作的協(xié)調(diào)。

       14．下達(dá)工作指令，必須有完整的溝通記錄。其內(nèi)容包括工作指令溝通的方式、地點(diǎn)、時(shí)間。重要的工作指令溝通還必須有工作指令接受者的簽字認(rèn)同。

       接受指令的具體要求，主要有以下7個(gè)方面：

       1．上司確定了下達(dá)指令溝通的時(shí)間、地點(diǎn)后，要事先問(wèn)一問(wèn)工作指令的大體內(nèi)容，以便作一些準(zhǔn)備工作，包括擬訂貫徹指令的思路。如果上司不愿即刻告知，就不要反復(fù)追問(wèn)。

       2．如果沒(méi)有事先的約定，被上司突然招去后才知道要接受工作指令，無(wú)論工作指令內(nèi)容是什么，都必須保持冷靜，讓上司把指令內(nèi)容下達(dá)完畢之后，再談自己的感受和想法。

       3．在接受指令的過(guò)程中，必須認(rèn)真傾聽(tīng)，并對(duì)指令要點(diǎn)作好記錄。當(dāng)上司指令下達(dá)完畢之后，還要把所記錄的要點(diǎn)和重點(diǎn)復(fù)述一遍，以讓上司給予澄清和確認(rèn)。

       4．上司指令下達(dá)完畢后，無(wú)論有無(wú)不同意見(jiàn)，必須通過(guò)發(fā)問(wèn)，以明確三個(gè)問(wèn)題：（1）指令的目標(biāo)要求是什么？明白了這一問(wèn)題，才便于自己對(duì)行動(dòng)路線進(jìn)行選擇。（2）指令的依據(jù)是什么？明白了這一問(wèn)題，才能提高貫徹執(zhí)行指令的能動(dòng)性。（3）落實(shí)這一指令，上司有何思路？明白了這一點(diǎn)，才能準(zhǔn)確地貫徹執(zhí)行指令。

       5．如果對(duì)上司的指令沒(méi)有不同意見(jiàn)，可簡(jiǎn)要地把自己貫徹指令的思路和辦法提出來(lái)，請(qǐng)上司指示，以便盡可能多地爭(zhēng)取上司在指令貫徹上的指導(dǎo)，以使指令的貫徹更全面，更準(zhǔn)確。

       6．如果對(duì)上司的指令有不同意見(jiàn)，也不能匆匆表達(dá)，更不能與上司進(jìn)行針?shù)h相對(duì)地爭(zhēng)論。是接受指令，就必須首先將指令接受下來(lái)。待上司把話說(shuō)完之后，可以按照上司的思路，以假設(shè)的口吻提出異義，讓上司思考后做出解答?；蛘甙炎约阂苫蟮膯?wèn)題概括出來(lái)，讓上司確認(rèn)時(shí)間、地點(diǎn)，再進(jìn)行溝通。

       7．下屬員工不能無(wú)條件地接受隔級(jí)上司的指令。當(dāng)接到隔級(jí)上司的指令后，必須及時(shí)與直接上司進(jìn)行溝通，以反饋信息。只有在對(duì)自己的常規(guī)工作和直接上司交付的工作沒(méi)有任何妨礙的情況下，才勉強(qiáng)可以不經(jīng)直接上司的認(rèn)可，就執(zhí)行隔級(jí)上司的指令。否則，沒(méi)有直接上司的認(rèn)同，就不能擅自行動(dòng)。更不允許自以為是，用隔級(jí)上司的指令來(lái)反駁直接上司的已有安排。如果一時(shí)無(wú)法與直接上司聯(lián)系溝通，則必須向隔級(jí)上司明確說(shuō)明直接上司已有的安排。若隔級(jí)上司仍堅(jiān)持要執(zhí)行他的指令時(shí)，才能執(zhí)行。隔級(jí)上司比直接上司有更大的權(quán)威，隔級(jí)下屬不能抗拒其指令，但必須讓隔級(jí)上司權(quán)衡這不同指令之間的優(yōu)先性，下屬不能自作主張。